В Алтайском крае свыше 30 крупных компаний активно пользуются онлайн-сервисом Почты России по отправке электронных заказных писем. В 2020 году объем цифровых отправлений вырос в два раза по сравнению с 2019 годом и составил более 72 тысяч электронных заказных писем.
В связи с неблагоприятной эпидемиологической обстановкой Почта России предлагает своим клиентам отправлять заказные письма, не покидая рабочих мест. Услуга предоставляется в электронной форме через почтовую информационную систему.
Благодаря сервису отправки электронных заказных писем, клиент Почты России, организация или предприятие, не тратят время и ресурсы на распечатку, отправку и хранение документов. Корреспонденция передаётся Почте России через защищенные цифровые каналы связи. Сервис позволяет подписывать документы с помощью электронной подписи, имеющей юридическую силу.
Преимущества для отправителей: упрощение процесса отправки писем, электронная отчётность, исключение затрат на предпочтовую подготовку писем, единая тарификация писем, увеличение каналов юридически значимого взаимодействия с получателями писем, своевременное информирование получателей о важных событиях.
Электронным способом можно отправлять как заказные, так и простые письма. На письма, которые ушли в электронном виде, распространяется скидка. Более подробную информацию можно получить у менеджеров Почты России в Алтайском крае.
Как отправить электронное заказное письмо?
1.Подготовьте письмо в электронной форме, сохранив его в формате PDF или XML (в первом случае сразу же будет сформирован готовый образ письма, во втором письмо будет сформировано системой по шаблону).
2.Заверьте файл электронной подписью (чтобы её получить, можно заполнить анкету на сайте или воспользоваться уже подтвержденной учетной записью на сайте Госуслуги).
3.Загрузите письмо в информационную систему «Электронная почтовая система» – ее оператором является Почта России, при этом все каналы связи надежно защищены.
4.Далее письмо будет автоматически проверено на согласие адресата на доставку ему писем в электронной форме (подать согласие можно через Госуслуги).
5.Если есть согласие адресата, письмо сразу доставляется ему в личный кабинет – он получит соответствующее уведомление электронным письмом или по СМС. Если же согласия нет, письмо распечатывается, упаковывается в конверт и доставляется на бумажном носителе.
6.Отправитель получает электронное уведомление о вручении письма в момент входа адресата в личный кабинет.
Цифровой сервис значительно сокращает время доставки: теперь обмен документами занимает максимум сутки при любом расстоянии. При получении документации не нужно посещать почтовое отделение, вся корреспонденция отслеживается в личном кабинете.
При отправке электронных заказных писем используется гибридная система доставки. Если получатель подключен к данной услуге, он моментально получит письмо в личном кабинете в цифровом формате. Если он еще не зарегистрирован в системе, то письмо будет распечатано и отправлено традиционным способом.
